运用外交辞令的场合有三个典型特征，如图8-1所示。
图8-1 外交辞令场景三要素
◆外部性是用外交辞令的前提
外部性指问答发生在各种不同“单位”之间。大到不同国家，中到不同企业，小到不同部门、不同团队之间，竞争与合作常常并存，对立与一致不断转换。因此，当相互关系以竞争、对立为主时，就构成了外部性，这说明 相互之间存在明显的利益边界，工作需要内外有别。
即使生活中的亲朋好友，亦有不同亲疏关系，也就是有不同程度的内外之别。
在判断关系的外部性时，需要特别注意以下几点。
外部关系是多层次的
人人理解，敌对关系是应该最见外的。但不等于说外部关系都是敌对的，其实按照利益冲突的严重性，可以划分出敌对、对立、冲突、不信任、无关系等多层次。
对于有些问题而言，无敌对、无对立、无冲突、无不信任的所谓“无关系”状态也是外部性的。 如果回答者没有可以依赖的证据判断双方的关系，为了单位或个人的利益不受伤害，只能处以谨慎的态度，也就是视同外部人。
外部关系是动态的
外部性与场合有关，与问题所涉及的领域有关。
同一问题在不同场合，可能分别是友好的或冲突的 。同样是小案例8-5中的工资难题，如果是在亲朋好友场合，亲友因为关心田彬工资的增长水平而问就是友好的，田彬还是那样的回答也是合适的。
又如，两性生活方面的某些问题，在闺蜜之间谈论属于内部性问题，可以有问有答，但在夫妻情侣之间反而变成一个外部问题，不能简单照实回答。
所以，问题是否需要“见外”，需要因“地”制宜。
同样的场合，不同的问题可以是友好的或冲突的 。在商业谈判桌上，也不是每个问题都是对立的、冲突的，也有些问题是友好的，是回答者必须据实回答的。
所以，问题是否需要“见外”，还需要因“事”制宜。
◆公开性是用外交辞令的关键
这是指问答发生在一定程度上的各种公开场合。问与答的内容，除了当事人外，还有更广泛的人知道。主要有以下三种形式。
◇有第三方在场，即为公开 。
这是明显的公开场合，因为第三方所代表的公众就在问答双方旁边， 他们在一定程度上是参与到了问答之中的 ，他们的惊愕表情、摇头叹息、热烈鼓掌、会意笑声等反应都会影响问答双方。
即使秘密进行的商业活动，只要有第三方在场，比如对方的主管部门，对方的兄弟企业，行业协会代表之类参与其中，也应视为公开活动。
◇有录音、录像、文字记录，等于公开 。
这是容易被忽视的公开场合，尤其是现场人数少的时候，误以为就是问答双方。其实不然，只要有合法的记录，问答的内容就是公开的，只是公开内容的时间有一定延后而已。
因此， 只要有普遍认可的记录证据，需要时这些证据可以公开，仍然要视为具有公开性的场景，需要谨慎处理 。比如一对一地用短信、微信、邮件进行商业谈判。
◇有实况传播，完全、自由地公开 。
这是影响力最强的公开性，好事坏事瞬间传千里。
实况中，内容不但公开，而且场内场外、不同群体各自按照自己的知识、背景和环境去理解，回答者无法知道广大场外受众们的真实反应。
在类似这样公众数量多的场合，问题本身不一定是提问者的目标，刺探情报， 给第三方或观众某些暗示、启发才可能是真正的目的 ，回答者据实回答的话，就可能正中下怀。
因此，只要提问 同时具备外部性和公开性，回答就需要适度地掩饰实情，避免暴露工作秘密，应该采取一定程度的外交辞令式回答。
