风险思维指的是做任何事之前,都必须认真思虑此事可能出现的意外、突发情况,提前预备解决方案以规避风险。
假如你打算去野外旅行,在去之前你就应该凭借风险思维将可能遇到的问题想得尽量全面,以规避遇到的不应有的风险。例如你去的是丛林,最好准备一些可以治疗动物咬伤、蛰伤的药物,以防止因中毒出现危险。此思维方法更应运用于工作中,以规避工作风险。
工作开始进行了,却发现时间安排得太紧凑,由于客户的临时要求而必须重新来做;一开始与其他部门说好的资金和人力调度,没想到对方因故无法履约,导致整个方案停滞不前……
意外,可以说是每个工作者最不愿碰到的最痛恨的事情;它让进度受挫、使计划无用,还会引发许多巨大的损失,例如痛失一张大订单,或损及公司信誉。
然而,风险真的是无法控制的吗?事实上,我们可以通过一些方法,事先掌握风险来源,进而设定相应的预防对策。即使最后问题仍旧发生,也会因为已经做好相关准备,而能尽快排除障碍。
换言之,理清风险并拟定解决方案,是工作规划流程中不可缺少的一步。虽然我们不可能、也没有必要事先避免每个问题的产生,不过秉持着有备无患的态度看待整个规划,在针对可能会造成重大影响或容易产生问题的步骤,提前思考应对方针,都能确保计划的执行更为顺利。这时可从三个方向切入思考:目标、时间、资源。
由于计划跟随目标,因此一旦目标变动,在这之前所付出的努力皆有可能前功尽弃;时间的长短,则会影响每个阶段工作的衔接,所以应深入探究时间因素带来的影响;最后资源可再细分为人力、物力和财力三部件,任意一个部件脱节,都有可能导致工作有始无终。
除了从看得见的目标、时间与资源等角度,去确认可能会发生的突发情况之外,在管理风险时的另一项重点就是挖掘并处理潜在危机。根据“1:29:300”法则,一件重大事故的发生,背后通常还隐藏着29件小事故和300件隐匿未知的潜在问题。因此,在分析可能的潜在问题时,我们可不断地自问“为什么会发生这样的事”的问题,不断地追究隐藏的原因,以期及早思考出解决之策。除此之外,在工作进行的同时,最好也能经常回头检视并确认最初的工作计划与当前进度之间的落差,以有效避免重大失误的产生。
但万一已经尽力防止问题发生,可问题还是发生了,这时该怎么办?
当务之急就是正确、完整、清晰地掌握现状,并评估可能波及的层面。若在一知半解的状态下,就贸然试图解决问题,反而极有可能忽略某些重点,导致日后发生更严重的负面影响。
其次则是分析问题发生的原因。从前面提到的目标、时间、资源这三个角度来思考危机的源头,之后才能对症下药,拟定出解决方案。
最后,当危机解除后,务必要与团队成员将问题及对策,统一加以整理,化为共享的知识,之后若再次发生类似的危机便可有章、有例可循。找出应对之策,对于工作效率的提升具有莫大的助益。