职场中缺乏结构化表达会出现哪些沟通难题?

2022年10月18日08:35:53职场中缺乏结构化表达会出现哪些沟通难题?已关闭评论

职场中沟通不畅的问题很常见,虽然我们每天有70%的时间花在诸如打电话、发微信、收发邮件、制作PPT、写报告、面谈等多种沟通工具上,但是70%的工作障碍却是由于沟通不畅所导致的,很多职场人士,尤其是职场新人输在沟通上,比如以下类似的情境是否也曾经出现在你所面临的沟通难题中呢?

情境1 安排聚会时间

贝蒂是一家公司的总经理秘书,她的老板吩咐她在周末安排一次与主要客户高层的午餐聚会。经过多次联系,现在贝蒂汇总了所获得的信息如下:A公司张总说本周六整天都有安排,周日可以;B公司王总说本周六或者周日都可以,但是周日晚上他需要早点回家;C公司李总说正在外地谈一个项目,周日上午才可以回来。

在聚会地点方面,贝蒂想预订环境优雅的新阳光酒店,但是打电话时才发现所有包间周日已经被预订,只有一个包间在中午时有约2个小时的空闲。这个时间段也刚好,如果大家意犹未尽,还可以转场到其他地方继续交流。

那么贝蒂如何用一句话来向她的老板汇报聚会的安排呢?

情境2 出差前要准备什么 

李力到公司工作已经3个月了,还处在熟悉业务的过程中。有一天上班时间,他突然接到老板的电话说明天出差去北京拜访客户,李力顿时受宠若惊,老板在电话那头问李力有问题吗?李力迅速答应,说没有问题。

挂了电话后,等到李力着手做出差准备时就傻眼了,具体什么时候出发?去几天?去拜访谁?要提前准备什么?要不要预订机票和住宿……刚才由于太激动了,这些细节问题居然忘记与领导沟通了。可是领导那么忙,现在再打电话去问合适吗?领导方便接电话吗?会不会嫌我啰唆呢?李力陷入迷茫。

情境3 电梯偶遇 : 电梯太慢了还是太快了 

谭小明大学毕业后初到公司,每天勤勤恳恳工作,某天晚上加班,从10楼下来遇到公司董事长,董事长关切地问:“加班到这么晚,很辛苦啊,最近忙什么呢?”小明回答:“是的,很忙的……”一时不知该如何继续说下去,电梯很快到了1楼。

不多久,谭小明有天晚上又加班,从10楼下来又遇到了公司的董事长,董事长仍然关切地问:“加班到这么晚,很辛苦啊,最近忙什么呢?”有了上次的教训,这次小明有备而来,回答道:“最近做了……”他滔滔不绝地讲起来,可是一个项目背景还没有介绍完,电梯就到了一楼。

这个时候,小明开始郁闷了,究竟该如何应对这种局面呢?如何将不期而遇转化为机遇?

情境4 自我介绍该说些什么 

刘明好不容易得到一个面试机会。他准时来到面试地点,刚坐下来,HR就让他先做个自我介绍。

“好的,我是一个活泼外向的男孩子,兴趣广泛,特别喜欢打篮球和踢足球,很高兴有机会来参加这个面试。我也很爱学习,学的是市场营销专业。读书期间还当过班长,成绩也比较好。由于乐于助人,同学们都比较喜欢和我交朋友。我还参加过社团活动,还到企业去实习过。另外,我也比较喜欢读书……”

刘明天马行空地讲了2分钟,HR从头到尾眉头紧锁,没有再多问一个问题。

刘明走出会议室,百思不得其解,我说错什么了?

以上情境我们是否经历过呢?主要的问题在哪里?为什么关键时刻我们总是想不清楚、说不明白呢?

这是由于我们缺乏结构化思维,更没有结构化表达的习惯,导致我们在思考和表达时都缺乏应有的逻辑,因此表达混乱,模棱两可,往往令听众不知所云,陷入理解的困境。

商业领袖李·艾柯卡说:“你拥有绝妙的想法,却无法传播它们,那么你的想法就毫无用处。”

如何选择沟通对象喜欢的方式,用简洁、清晰、有信服力的表达传递自己的想法和观点,获得对方的认可,这正是结构化表达要告诉你的。

要想在职场中游刃有余地应对各种错综复杂的沟通局面,我们先要学好结构化表达。

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